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Se você estiver organizando uma grande conferência ou reunião com várias sessões educacionais, provavelmente precisará capturar as apresentações e folhetos em algum tipo de folheto ou atas. Em alguns casos, você pode simplesmente colocar tudo online, mas para muitos setores, incluindo médico, engenharia, finanças e jurídico, onde os participantes são obrigados a pagar uma taxa alta pelo programa educacional, os planejadores de reuniões preferem ter algo que os participantes pode levá-los para casa com eles.
Então, qual é a melhor maneira de entregar o programa educacional? O papel é eficaz, mas, ao longo dos anos, os planejadores de reuniões preferiram o digital ao papel, pois os processos digitais são mais baratos de produzir e enviar. De fato, em uma pesquisa recente realizada pela CadmiumCD na conferência Alliance for Continuing Medical Education de 2010, mais de 90% dos organizadores de educação e reuniões pesquisados indicaram que preferem os formatos digitais ao papel, então qual é melhor, CD ou USB?
3 Vantagens dos processos de CD
1. Econômico:
Os CDs oferecem a opção mais barata em comparação com o USB. Os preços dependem do volume e das opções de embalagem, mas em geral os preços dos CDs podem ser da ordem de 4-7 vezes menos a mesma quantidade em formatos de unidade flash USB. Essa diferença de custo pode ser significativa e, dependendo dos volumes, encontrar um patrocinador para compensar o custo mais alto das unidades USB pode ser quase impossível. Por exemplo, uma unidade USB pré-carregada com o logotipo de uma empresa pode custar ~$ 10/stick para produzir, enquanto o CD custaria ~$ 2/CD. Para uma quantidade de 5.000 unidades, isso pode representar uma diferença de $ 40.000! Pode ser fácil encontrar um patrocinador por $ 10.000, mas pedir a alguém que dê $ 50.000 por um nome e algum conteúdo em um stick de processo pode ser difícil.
Os clientes que desejam obter o máximo retorno de seus investimentos oferecerão os atos em um CD e online. Eles enviarão aos participantes um link antes do evento, alertando-os sobre os procedimentos on-line e convidando-os a baixar as apresentações em seus netbooks, laptops ou smartphones antes do evento.
2. Muitas opções de embalagem:
As opções de embalagem de CD variam de caixas plásticas transparentes baratas a capas de papelão 100% recicladas, digipacks personalizados e tudo mais. A embalagem que você escolhe depende de sua programação e, novamente, do orçamento. Por exemplo, um cliente de construção ecológica distribui seus CDs em capas de papelão 100% reciclado, impressas com tinta à base de soja. Outro cliente prefere a opção de caixa kick-out devido ao pequeno tamanho do evento que não faz sentido para porta-mangas impressos personalizados. Outro cliente prefere usar um digipack impresso personalizado para aumentar o valor percebido do conteúdo. Além disso, alguns clientes preferem distribuir cadernos personalizados e colocar os CDs em estojos na contracapa. A questão é que o organizador do evento tem muitas opções e seu provedor de procedimentos poderá ajudá-lo a encontrar a solução de embalagem certa.
3. Armazenamento mais fácil:
Embora a embalagem dos CDs varie, o próprio CD tem um tamanho padrão, portanto, em organizações onde a manutenção de registros é importante, no escritório, o conteúdo pode ser transferido para um disco rígido e o CD pode ser arquivado em um organizador de CD ou com o bibliotecário corporativo e facilmente recuperado para uso posterior. As unidades flash não têm formato ou tamanho padrão, portanto, catalogá-las não é tão simples.
3 vantagens do processo de pendrive:
1. Menor que CDs:
As unidades flash USB são menores em tamanho físico do que os CDs, as pessoas podem colocá-las em bolsas ou bolsos, tornando-as altamente portáteis, no entanto, isso também aumenta as chances de perda do item. Os planejadores de eventos podem minimizar esse problema adicionando um cordão à unidade USB ou fornecendo uma embalagem exclusiva para armazenamento, mas isso obviamente aumenta ainda mais o custo do CD.
2. Reutilizável:
Os USBs podem ter conteúdo adicionado ao stick após serem pré-carregados, tornando-os úteis para o participante para mais do que apenas o processo. Por exemplo, durante as sessões de ensino, as notas podem ser digitadas e baixadas no pendrive mantendo as notas e apresentações juntas, com CDs isso não é possível. Uma maneira de combater o problema de fazer anotações com CDs é ter todas as suas apresentações pré-baixadas em seu disco rígido e, em seguida, digitar e salvar suas anotações diretamente em seu disco rígido.
Além disso, se estiver usando um drive USB, é recomendável adquirir um com pelo menos 2 GB de memória para maximizar seu valor, pois os procedimentos normalmente ocupam 0,5 GB, deixando ao participante 1,5 GB de espaço para usar ao longo do ano, melhorando assim o Utilitário.
3. Versátil:
As unidades flash USB podem ser usadas em laptops, desktops e netbooks muito menores. Os netbooks normalmente não têm CD players, então eles não seriam capazes de ler os procedimentos em um CD, mas eles podem ler pendrives USB, no entanto, como a maioria dos organizadores coloca o conteúdo online, a leitura de apresentações em um netbook não é um problema. Existem duas maneiras de fazer isso:
1) Os leitores de netbook podem se conectar diretamente à Internet para que os participantes possam baixar os atos mais atualizados em seu disco rígido ou
2) Os participantes podem baixar o conteúdo para o smartphone e transferir as apresentações para o netbook por meio do próprio cabo de conexão.
Conclusão
Escolher usar CD ou USB depende do seu orçamento e quanto você deseja que o participante use o método de entrega ao longo do ano. Os CDs são mais baratos, têm muitas opções de embalagem e podem ser arquivados em um sistema de arquivo. Os USBs são menores, podem ser reutilizados e são muito versáteis quando se trata de legibilidade do dispositivo. No entanto, seja qual for o formato de procedimento que você escolher, trabalhar com o provedor certo e se comunicar com seus participantes será fundamental. Avise os participantes com bastante antecedência ao chegar à conferência como eles receberão os procedimentos para que possam se preparar.
Se você tiver dúvidas sobre qual formato ou embalagem é melhor para o seu próximo evento, entre em contato com o provedor do procedimento.
Última atualização em 22 de fevereiro de 2023
